Como separar o dinheiro da empresa do dinheiro pessoal (artigo 05 de 08)

Este é o 5º da série de 8 artigos sobre Gestão de Microempresas.

Se tem uma coisa que eu vejo com muita frequência no pequeno e médio negócio é a mistura do dinheiro da empresa com o dinheiro do dono. E eu não falo isso para julgar ninguém. Eu falo porque, na prática, isso é um dos principais motivos de caixa apertado, imposto surpreendendo e sensação de que a empresa trabalha muito e nunca sobra.

Separar o dinheiro da empresa do seu bolso não é “frescura de gestor”. É sobrevivência. E dá para fazer isso sem culpa, sem burocracia e sem você virar refém de planilha.

Primeiro, vamos tirar a culpa da mesa

Muita gente mistura por um motivo simples: a empresa ainda não tem uma rotina financeira minimamente organizada. Aí o dono paga uma conta pessoal no cartão da PJ “só esse mês”, faz uma retirada maior “só hoje” e, quando percebe, virou padrão.

O problema não é a retirada. O problema é a falta de regra.

E regra não é rigidez. Regra é previsibilidade. Para você e para a empresa.

Por que essa mistura destrói sua gestão sem você perceber

Quando você mistura, você perde três coisas que são essenciais:

1. Você perde a leitura real do caixa da empresa
   O caixa vira um “o que sobrou depois que eu resolvi minha vida”. Assim não existe planejamento.
2. Você perde o controle do lucro
   Se o dono vai retirando conforme a necessidade, fica impossível saber se a empresa dá lucro de verdade ou só está girando.
3. Você cria risco fiscal e contábil
   Misturar movimentação pessoal com PJ bagunça conciliação, classificação de despesas e pode gerar interpretações ruins em fiscalização e em análises bancárias.

Se você quer crescer, financiar, investir, contratar e tomar decisão com calma, essa separação é básica.

A forma certa de pensar: empresa paga dono do mesmo jeito que paga qualquer custo

O dono não é “um custo qualquer”, mas o princípio é o mesmo: precisa ser previsível.

Existem duas formas principais de o dono receber dinheiro da empresa:

• Pró-labore: remuneração pela função que você exerce na empresa.
• Distribuição de lucros: retirada do lucro, com regras e apuração adequada.

O que não dá é tratar o caixa da empresa como extensão do seu bolso e chamar isso de “flexibilidade”.

Como separar na prática, sem complicar

Vou te passar um passo a passo simples, que funciona na vida real.

1) Tenha duas contas e respeite isso

Parece básico, mas não é negociável:

• conta da empresa para movimentação da empresa
• conta pessoal para sua vida pessoal

Se hoje está tudo misturado, não tente “arrumar o passado inteiro”. Comece a separar a partir de agora e organize o que for possível sem travar a operação.

2) Defina um “salário do dono” com data fixa

Escolha um valor e uma data. Exemplo: todo dia 5.

No começo, esse valor pode ser conservador. O objetivo não é tirar o máximo. É tirar o que dá para tirar sem matar a empresa.

Se você não sabe quanto definir, um bom começo é:

• mapear seu custo de vida pessoal
• definir uma retirada fixa que caiba no caixa
• deixar o excedente para lucro ou reserva

O que te dá paz é previsibilidade. Não é retirada grande.

3) Faça uma regra para retiradas extras

Retirada extra não é pecado. Pecado é retirada extra sem critério.

Crie uma regra simples, por exemplo:

• retirada extra só no fechamento do mês
• retirada extra só se o caixa projetado dos próximos 30 dias continuar positivo
• retirada extra só se impostos e folha estiverem provisionados

Essa regra muda seu jogo porque você para de tomar decisão no impulso.

4) Separe “o que é da empresa” antes de pensar em sobras

Antes de você pensar em distribuição, a empresa precisa ter garantido:

• impostos do período
• folha e encargos, se tiver
• fornecedores e despesas fixas
• capital de giro mínimo
• uma reserva, nem que pequena

Empresa sem reserva vive na corda bamba. E quem paga essa conta é o dono, com ansiedade e decisões ruins.

5) Formalize: o que está combinado precisa estar registrado

Aqui entra contabilidade e gestão conversando de verdade.

Não é só “transferi e pronto”. Retiradas precisam estar bem tratadas para não virar bagunça contábil e fiscal. Dependendo do regime e da realidade da empresa, a forma correta de registrar e planejar isso muda.

É exatamente nesse ponto que muita empresa se enrola sozinha e começa a tomar susto com imposto, distribuição malfeita ou falta de documentação.

“Mas eu sou o dono. Por que não posso pegar quando eu quiser?”

Pode. Só entenda o custo.

Quando você pega a qualquer hora, a empresa perde previsibilidade e você perde gestão. É como dirigir sem painel. Você até anda, mas não sabe a velocidade, não sabe o combustível e só percebe o problema quando já parou.

Se a empresa é pequena, o impacto é imediato. Se ela está crescendo, o impacto é dobrado, porque qualquer desorganização vira um rombo maior.

Separar não é sobre “não tocar no dinheiro”. É sobre tocar do jeito certo.

Um teste rápido para você se responder com honestidade

Se você não consegue responder agora, de cabeça:

• quanto a empresa vai pagar de imposto no próximo mês?
• o quanto vence de contas nos próximos 15 dias?
• quanto você vai retirar no mês e em que data?

Então você não tem separação. Você tem improviso. E improviso costuma ser caro.

Na CO&FIN Contabilidade, nós fazemos esse trabalho com foco no que interessa para o empresário: clareza, rotina simples e tomada de decisão.

A gente organiza a estrutura para:

• definir pró-labore e regras de distribuição com segurança;
• tratar corretamente as retiradas na contabilidade;
• montar um fluxo de caixa que te permita saber o quanto dá para tirar sem sufocar a operação;
• alinhar o financeiro com o tributário para você parar de ser surpreendido;

Se preferir resolver isso com acompanhamento, me chama e eu faço com você um diagnóstico rápido da sua situação.

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Perguntas Frequentes sobre dinheiro da empresa e dinheiro pessoal