Como usar a contabilidade como aliada da sua gestão (artigo 07 de 08)

Vamos ser honestos: na maioria dos pequenos negócios, a contabilidade fica “operacional” não porque o contador não quer ajudar, mas porque a empresa ainda não tem uma gestão mínima — não existe controle confiável de entradas e saídas, nem registros consistentes para transformar isso em números de decisão. Sem documentação em dia, sem registro mínimo de gastos e sem rotina financeira, não dá para prometer relatórios econômicos e financeiros. Dá, no máximo, para cumprir obrigação e apagar incêndio.

A boa notícia é que a contabilidade ainda pode ser sua aliada antes da empresa virar “organizada”. Só que o caminho muda: você começa usando contabilidade para pagar menos imposto legalmente, precificar melhor e tomar decisões com dados possíveis, e não com dados ideais.

A seguir, os pontos fortes que mais geram impacto real para PME.

1) Pagar menos imposto (legalmente) com planejamento tributário de verdade

Se tem um lugar onde a contabilidade ajuda muito mesmo com pouca maturidade de controles é: tributos.

Porque planejamento tributário não é “mágica”, é método:

• enquadramento correto (Simples, Presumido, Real)
• CNAE bem definido (e compatível com a operação)
• fator R quando aplicável (e estratégia de folha)
• separação correta de atividades (serviço x comércio x indústria)
• uso correto de benefícios/regras do setor (quando existe)
• prevenção de erros que geram imposto maior (e autuações)

Sinais de que você pode estar pagando imposto a mais

• sua empresa está no Simples “por padrão”, sem simulação anual
• você nunca revisou CNAE desde que abriu
• seu DAS oscila e você não sabe por que
• você tem muita folha e nunca ouviu falar (ou nunca testou) fator R
• você mistura atividades e tributa tudo como se fosse a pior delas

Ação prática: peça uma simulação comparativa (cenários) com base no seu faturamento e atividade: “se eu continuar assim”, “se eu ajustar CNAE/atividade”, “se eu mudar regime”.

Mesmo com controles medianos, dá para fazer uma análise boa com faturamento + folha + atividade + notas emitidas.

2) Precificação: parar de cobrar “no feeling” (e parar de pagar para trabalhar)

Precificação é onde o empresário mais sangra em silêncio. E aqui a contabilidade ajuda muito, porque ela orienta a colocar na conta o que quase ninguém coloca:

• impostos sobre venda/serviço
• encargos de mão de obra (mesmo em equipes pequenas)
• custos fixos (que todo mundo “esquece”)
• margem mínima para a empresa respirar

Mesmo que você não tenha um controle perfeito, dá para criar uma precificação mínima segura.

Modelo simples e honesto para o pequeno e médio empresário

Preço precisa cobrir:

1. Custos diretos (material, frete, comissões, horas de produção quando dá para estimar)
2. Impostos da venda (ex.: Simples/ISS/ICMS conforme o caso)
3. Rateio de custos fixos (aluguel, sistemas, contador, equipe administrativa etc.)
4. Margem de lucro (lucro planejado)

Ação prática: escolha seu “produto/serviço campeão” e monte uma planilha de preço mínimo com esses 4 blocos. Você vai descobrir rapidamente se:

• está barato demais
• está vendendo o mix errado
• está com desconto irresponsável

3) Pró-labore e distribuição de lucros: pagar certo, pagar seguro

Outro ponto forte (e frequentemente subestimado) é organizar a forma como o dono tira dinheiro.

Quando você ajusta pró-labore vs. lucros, você melhora:

• previsibilidade do caixa pessoal e da empresa
• organização fiscal/previdenciária
• redução de risco (principalmente em fiscalização e inconsistências)

E isso não exige um ERP (Enterprise Resource Planning) perfeito, em português, Sistema de Gestão Empresarial. Exige regra.

Ação prática: defina uma política simples:

• pró-labore fixo (compatível com a função)
• distribuição de lucro com critério (ex.: mensal ou trimestral, com base em caixa e impostos provisionados)

4) Segurança e proteção do negócio: menos risco, menos susto

Contabilidade aliada também ajuda a evitar prejuízo por descuido

• evitar desenquadramentos no Simples
• reduzir risco de malha e inconsistência (PGDAS, eSocial, EFD etc.)
• evitar multas por atraso, omissão e divergência
• manter empresa “financiável” (banco e crédito olham organização)

Isso parece “chato”, mas para o pequeno e médio empresário é liberdade: empresa regular = mais opções.

Ação prática: tenha um “painel de obrigações e risco” (pode ser simples):

• o que vence, quando vence, quem aprova
• pendências de documentos
• status fiscal (certidões)

5) O jogo real: o mínimo de rotina que destrava 80% do valor

Aqui vai o ponto central, do jeito que funciona no mundo real:

Você não precisa virar o CFO da sua empresa. Você precisa só garantir um mínimo de insumo para a contabilidade conseguir te ajudar mais.

Rotina mínima

• 1 dia fixo por semana para organizar documentos (15–30 min)
• separar gastos pessoais x empresa (isso sozinho já muda tudo)
• registrar 3 coisas:
  1. faturamento da semana
  2. principais gastos
  3. pagamentos previstos (próximos 7/15 dias)

Com isso, já dá para evoluir:

• planejamento tributário mais preciso
• precificação mais consistente
• Contratar e investir com base em números — entendendo o impacto no caixa e na margem de lucro.

6) Folha de pagamento bem-feita: menos risco trabalhista e mais controle de custo

Outro ponto em que a contabilidade vira aliada da gestão é na folha de pagamento. Não é só “rodar contracheque”: é garantir que cálculos, eventos e rotinas estejam corretos para evitar passivos trabalhistas e surpresas no caixa.

Quando a folha é feita do jeito certo, você ganha:

• previsibilidade do custo real de cada colaborador (salário + encargos + benefícios)
• redução de risco trabalhista por erros de cálculo e registros inconsistentes
• cumprimento de obrigações (eSocial, FGTS, INSS) sem sustos e retrabalho
• base mais segura para contratar (CLT x PJ x estagiário x temporário, conforme o caso)

O que normalmente dá problema (e dá para evitar)

• admissões sem documentação completa
• rubricas lançadas errado (proventos/descontos)
• horas extras/adicionais mal calculados
• férias, 13º e rescisões com erros
• benefícios sem política clara (e sem registro)
• inconsistências no eSocial que viram dor de cabeça depois

Ação prática: trate a folha como “custo estratégico”. Tenha uma rotina mínima:

• calendário de fechamento (corte de ponto/horas, envio de variáveis)
• conferência de eventos (horas extras, faltas, comissões, benefícios)
• validação do custo total (quanto realmente sai do caixa)

Resultado: você contrata melhor, paga certo e reduz drasticamente o risco de passivo.

O que você deve pedir para sua contabilidade

Se hoje sua empresa ainda não entrega tudo redondo, peça entregas que geram valor mesmo assim:

• simulação tributária anual por cenário
• alertas de risco e oportunidades (CNAE, fator R, enquadramento)
• mapa de impostos do ano (para prever caixa)
• precificação mínima segura para 1–3 itens/serviços principais
• política de retirada do dono (pró-labore e lucros)
• folha de pagamento redonda e auditável (cálculos corretos, eventos bem lançados e rotinas em dia no eSocial/FGTS/INSS para reduzir risco trabalhista e evitar custo oculto)

Isso é contabilidade aliada no mundo real: menos “PDF técnico” e mais decisão.

Checklist rápido:

• Revisar enquadramento/regime com simulações
• Revisar CNAE/atividade e riscos
• Checar fator R (se aplicável) e estratégia de folha
• Montar precificação mínima dos top 3 produtos/serviços
• Definir regra de pró-labore e distribuição de lucros
• Conferir a folha mensalmente com um “check de risco” (admissões/documentos, variáveis, férias/13º/rescisões e consistência no eSocial)
• Criar rotina mínima de documentos (15–30 min/semana)

Quer que a CO&FIN faça isso para você?

Se você quer pagar menos imposto legalmente, precificar com margem, organizar retirada do dono e ter uma folha que não vire um risco trabalhista, me chama e escreve:

“Quero planejamento + precificação + folha”

Eu te digo exatamente quais dados eu preciso (o mínimo possível) e te devolvo:

• cenários de tributação
• pontos de ajuste imediatos
• precificação mínima segura dos seus principais itens/serviços
• checklist de folha/DP para reduzir risco trabalhista e dar previsibilidade do custo de equipe

Quer que a CO&FIN ajude você a colocar essa estratégia em prática agora mesmo? Eu posso realizar seu planejamento tributário, ajustar sua precificação e blindar sua folha de pagamento.

Chame agora mesmo no WhatsApp e vamos conversar sobre o planejamento que você precisa.

Outros artigos da série Gestão de Microempresas:

Pense como Empresário, não como Autônomo (artigo 01 de 08)

O erro de quem vende muito, mas não tem lucro Pense como Empresário, não como Autônomo (artigo 02 de 08)

Por que o caixa é o coração do seu negócio, e como cuidar dele (artigo 03 de 08)

Gestão não é burocracia: é o GPS do seu negócio (artigo 04 de 08)

Como separar o dinheiro da empresa do dinheiro pessoal (artigo 05 de 08)

Gestão de pessoas para pequenos negócios: liderar é servir [sem papo de coach] (artigo 06 de 08)

FAQ: Como transformar a contabilidade no braço direito da sua gestão